INFORMATIVA PRIVACY SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Acquisizione e gestione di segnalazioni ex D. lgs. n. 24/2023 (cd. Segnalazioni - Whistleblowing)

Gentile Interessato,

il Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (RGPD o GDPR) agli artt. 13 e 14 impone l’obbligo di informare l’interessato, in caso di raccolta dei suoi dati, sugli elementi fondamentali del trattamento.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del trattamento è Fratelli Corradini S.R.L., con sede in Via Viottolo del Pino 2, 42013 Casalgrande (RE), con Partita IVA: 02105570358, e-mail: info@fllicorradini.it

MODALITà DEL TRATTAMENTO, NATURA E FONTE DEI DATI RACCOLTI PRESSO TERZI

Le attività di trattamento dei dati personali sono svolte nel rispetto delle norme previste dal D. lgs. n. 24/2023 e dal Regolamento UE 2016/679 (RGPD).

Le informazioni fornite nell'ambito della procedura di segnalazione - whistleblowing verranno acquisite mediante strumenti informatici e/o tramite ulteriori modalità indicate all’interno del Modello organizzativo e di gestione redatto ex D. lgs. 231/2001, e nella Procedura Whistleblowing. Tali informazioni sono inoltre reperibili sul sito web.

La procedura si svolgerà in modo tale da garantire la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il Titolare si impegna a trattare in modo lecito, corretto e trasparente i dati necessari e indispensabili all’acquisizione e gestione della segnalazione, nonché ad adottare misure di sicurezza proporzionali al rischio determinato dal trattamento.

Durante la procedura di whistleblowing, potranno essere raccolti, anche presso terzi, i seguenti tipi di dati personali:

• nome, cognome e informazioni di contatto (ad esempio, indirizzo e-mail o numero di telefono) del segnalante e/o delle persone coinvolte;
• informazioni sui fatti e circostanze oggetto della segnalazione di whistleblowing.

Qualora il segnalante decida di effettuare una segnalazione registrandosi all’apposita area della piattaforma whistleblowing, dovrà fornire al provider della piattaforma stessa un indirizzo e-mail, una password, nome e cognome al fine di creare il proprio account. Tali dati saranno conservati dal provider della piattaforma in modo sicuro e non saranno accessibili a soggetti terzi diversi dai gestori delle segnalazioni. La registrazione è facoltativa e l’area riservata permette un accesso più semplice ed immediato alle segnalazioni inviate. In caso di segnalazione anonima senza registrazione, infatti, il segnalante avrà come unico metodo di accesso il codice della segnalazione inviata e la password rilasciati al momento del completamento. Nel caso questi siano smarriti, non sarà possibile accedere nuovamente alla segnalazione.

Le categorie di soggetti , terzi rispetto all’interessato, che possono trasmettere i dati degli interessati al titolare sono:

• facilitatore, che potrebbe trasmettere informazioni relative al segnalante e/o alla persona coinvolta;
• segnalante, che potrebbe trasmettere informazioni relative alla persona coinvolta.

Ulteriori informazioni e dettagli sulle modalità di utilizzo dei dati possono essere richieste al momento della raccolta delle informazioni stesse, ovvero contattando il Titolare attraverso i recapiti presenti all’interno della presente informativa.

NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DELLA MANCATA TRASMISSIONE

Il conferimento dei dati personali relativi al segnalante è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: come stabilito dalla legge, le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI TERZI

I dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di gestione delle segnalazioni (ad esempio ai componenti dell’Organismo di Vigilanza). Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. Se esterni all’organizzazione, questi sono nominati quali responsabili del trattamento per conto del Titolare.

Per le sole attività tecniche inerenti alla fornitura gestione della piattaforma online attraverso la quale è possibile presentare segnalazioni, i dati potranno essere trattati da DigitalPA S.r.l. (proprietaria della piattaforma Segnalazioni.net, mediante la quale il titolare gestisce ed archivia le segnalazioni a norma di legge), che in qualità di Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 RGPD agisce sotto la direzione ed il controllo del Titolare.

I suoi dati potrebbero, inoltre, essere trattati da soggetti esterni opportunamente incaricati e nominati dal titolare al fine di compiere le attività di gestione delle segnalazioni (in qualità di istruttori). Questi saranno gli unici soggetti deputati a gestire la segnalazione. Per maggiori informazioni sull’identità dei soggetti istruttori si rimanda alla procedura di gestione delle segnalazioni.

I dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Giudiziarie, ANAC).

DATA RETENTION - CONSERVAZIONE DEI DATI

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un massimo di cinque anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, salvo ulteriore conservazione in caso di procedimenti giudiziari o richieste delle Autorità o avvio di contenziosi o per il diverso termine di legge.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

La si informa dell’esistenza del suo diritto di chiederci l’accesso ai suoi dati personali, di rettifica, di cancellazione degli stessi, di limitazione del trattamento dei dati che la riguardano, di opposizione al loro trattamento, alla portabilità dei dati ove applicabile, analiticamente descritti e soggetti alle limitazioni di cui agli artt. da 15 a 22 del RGPD ed agli artt. 2-undecies e 2-duodecies del D. lgs. 196/03 integrato con le modifiche apportate del D. lgs. 101/18 di armonizzazione al RGPD. Nel caso in cui sia la Persona Coinvolta, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR non potranno essere esercitati qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di segnalazione di condotte illecite.

Per l’esercizio di diritti e per ottenere specifiche informazioni relative al trattamento può contattare il Titolare del trattamento all’indirizzo info@fllicorradini.it

Al fine di agevolare l’individuazione della sua richiesta di esercizio dei diritti dell’interessato, è opportuno che la sua comunicazione specifichi nell’oggetto la seguente formula: “Richiesta esercizio diritti interessato - Privacy”. All’interno della comunicazione è altresì importante specificare la propria identità, la natura del rapporto con il Titolare ed il diritto che si intende esercitare, nonché tutte le informazioni ritenute utili per individuare i dati ed i trattamenti coinvolti nell’esercizio dei diritti (es. indicando il contatto abituale/referenti presso il Titolare).

Si suggerisce, a tal fine, l’utilizzo del modulo per l’esercizio dei diritti predisposto dal Garante per la protezione dei dati personali (scaricabile in formato PDF o formato Word editabile dalla pagina web del sito del Garante: https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online o messo a disposizione su richiesta dal Titolare).

Ricordiamo che per legge sarà fornito riscontro all’interessato entro un mese, termine estendibile fino a tre mesi in caso di particolare complessità della richiesta (avvisando l’interessato di questa estensione).

Le è riconosciuto il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, inviando un messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a protocollo@pec.gpdp.it, tramite posta con raccomandata A/R oppure con consegna a mano presso la sede del Garante in Piazza Venezia 11, 00187 Roma, infine attraverso gli altri strumenti di contatto messi a disposizione dal Garante sul proprio sito web: https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online o presso l’autorità di controllo competente di un altro Paese dell’Unione.